Faturas em PDF: a sua empresa tem três meses para se preparar
Há vários anos que as empresas portuguesas enviam faturas em PDF por e-mail, e há vários anos que essa prática é aceite como fatura eletrónica graças a um regime transitório. Esse regime termina a 31 de dezembro de 2026. A partir de 1 de janeiro de 2027, o PDF simples deixa de ser equiparado a fatura eletrónica, e as empresas que não se prepararem podem ter problemas tanto a emitir como a receber.
A sua empresa ainda envia faturas em PDF por e-mail? Se sim, está acompanhada pela grande maioria das PME portuguesas. É rápido, é simples e, até agora, tem sido aceite. Mas a regra que permitia tratar um PDF como fatura eletrónica tinha prazo, e esse prazo já foi adiado várias vezes. O último adiamento, feito no Orçamento do Estado para 2026, estabeleceu que até 31 de dezembro de 2026 são aceites faturas em ficheiro PDF, consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos.
Faltam três meses.
O que muda a 1 de janeiro de 2027
A partir de 2027, a equiparação automática termina. Uma fatura eletrónica tem de garantir duas coisas: a autenticidade da origem, ou seja, que foi mesmo emitida por quem diz tê-la emitido, e a integridade do conteúdo, ou seja, que não foi alterada depois de emitida.
O regime da faturação eletrónica, previsto no Decreto-Lei n.º 28/2019, admite várias formas de assegurar estas garantias. A mais comum é a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou de um selo eletrónico qualificado na fatura. Existem também soluções de intercâmbio eletrónico de dados entre empresas, conhecidas como EDI, e mecanismos de controlo que criam uma pista de auditoria fiável entre a fatura e a operação.
Na prática, para a maioria das PME, o caminho será um só: garantir que o programa de faturação aplica automaticamente uma assinatura ou um selo qualificado às faturas que envia em formato eletrónico.
Não é só um problema de quem emite
Este é o ponto que muitas empresas ainda não consideraram. A mudança não afeta apenas as faturas que a empresa envia. Afeta também as que recebe.
Se um fornecedor continuar a enviar, em 2027, faturas em PDF simples, sem as garantias exigidas, essas faturas podem não ser consideradas faturas eletrónicas válidas. Isso pode criar dificuldades na contabilização e, sobretudo, na dedução do IVA suportado. É por isso que convém começar já a falar com os principais fornecedores e perceber se estão preparados.
Os passos a dar até dezembro
Primeiro, perceber como a empresa fatura hoje. Emite faturas em papel, em PDF enviado por e-mail, ou através de uma plataforma? Quem envia e por que canal?
Segundo, confirmar com o fornecedor do software de faturação se a solução já suporta assinatura ou selo eletrónico qualificado e o que é preciso para o ativar. Em muitos casos, a funcionalidade existe e só precisa de ser configurada.
É o caso do TOConline. O programa já permite emitir faturas em PDF assinadas com assinatura eletrónica qualificada, através da Chave Móvel Digital com atributos profissionais do responsável da empresa. A configuração faz-se em dois passos: instalar o certificado no menu Empresa, em Configurações, Certificados Digitais, com autorização no portal autenticacao.gov.pt; e indicar, nas Séries de documentos, quais as séries que passam a assinar as faturas. Há um pormenor a não esquecer: o certificado tem de ser renovado mensalmente no próprio TOConline, para que as faturas continuem a sair assinadas.
Terceiro, tratar dos certificados. A assinatura qualificada depende de um certificado associado a quem tem poderes para vincular a empresa, ou de um selo associado à própria empresa. Este passo envolve prazos administrativos e não deve ficar para a última semana do ano.
Quarto, rever os circuitos internos de receção. Quem recebe as faturas dos fornecedores, onde as guarda e como verifica que são válidas? Em 2027, esse controlo passa a ser mais importante.
Quinto, comunicar com os clientes. Para a maioria, a mudança será invisível: continuam a receber um ficheiro por e-mail. Mas alguns clientes empresariais podem pedir formatos específicos ou plataformas de receção.
E se houver novo adiamento?
É uma pergunta legítima, porque o prazo já foi adiado mais do que uma vez. Mas não há, neste momento, qualquer anúncio nesse sentido, e a proposta de Orçamento do Estado para 2027 só será conhecida em outubro. Planear a pensar num adiamento que pode não acontecer é um risco desnecessário. Se o prazo for de novo alargado, a empresa terá apenas antecipado uma mudança que mais cedo ou mais tarde vai ter de fazer.
Uma oportunidade para simplificar
A faturação eletrónica é, muitas vezes, vista como mais uma obrigação. Mas tem vantagens concretas: menos papel, menos tempo gasto a arquivar, menos erros de introdução de dados e uma ligação mais direta entre a faturação e a contabilidade. Para quem recebe muitas faturas, a validação e o arquivo automático podem poupar horas de trabalho administrativo todos os meses.
Aproveitar estes três meses para organizar o processo de faturação é, por isso, mais do que cumprir a lei. É tornar a empresa mais eficiente.
Conclusão
O fim do regime transitório das faturas em PDF está marcado para 31 de dezembro de 2026. A partir daí, as faturas eletrónicas têm de garantir autenticidade e integridade, o que, para a maioria das empresas, significa assinatura ou selo eletrónico qualificado. O tema afeta quem emite e quem recebe. Três meses são suficientes para preparar a mudança com calma, desde que o trabalho comece agora.
Como a HBA pode ajudar
Perceber em que ponto está a faturação da empresa é o primeiro passo, e é por aí que começamos. A equipa da HBA Consultores analisa o processo atual de emissão e receção de faturas, identifica o que precisa de mudar no software e nos certificados, ativa a assinatura qualificada no TOConline para os clientes que já trabalham na plataforma e acompanha a transição para que, a 1 de janeiro de 2027, tudo funcione sem interrupções na faturação nem surpresas na dedução do IVA.