Sabe, hoje, sem precisar de perguntar a ninguém, se a sua empresa está financeiramente saudável?
A maioria dos empresários conhece o saldo da conta bancária. Muitos sabem quanto faturaram no último mês. Mas quantos conseguem responder rapidamente a perguntas como:
A nossa margem está a melhorar ou a piorar?
Estamos a receber dos clientes cada vez mais tarde?
A tesouraria vai apertar nos próximos meses?
Os nossos indicadores estão dentro do esperado para o nosso negócio?
O TOConline lançou uma ferramenta que pretende responder precisamente a este tipo de perguntas: o Assistente de Gestão, uma funcionalidade de Inteligência Artificial integrada diretamente na plataforma.
O objetivo não é substituir o contabilista. É permitir que os dados contabilísticos deixem de ser apenas informação histórica e passem a ser utilizados como instrumento de apoio à decisão.
Um índice para perceber rapidamente a saúde financeira
Uma das funcionalidades é o Índice de Saúde Financeira, que transforma a análise financeira da empresa numa pontuação simples de acompanhar ao longo do tempo.
Em vez de obrigar o empresário a interpretar dezenas de linhas de demonstrações financeiras, o Assistente procura condensar a informação num indicador que permita perceber rapidamente se a situação financeira está a melhorar, estabilizar ou deteriorar-se.
O índice é complementado por indicadores financeiros e operacionais que permitem aprofundar a análise.
Indicadores explicados em linguagem simples
O Assistente analisa indicadores relacionados com áreas como rentabilidade, estrutura financeira, risco, liquidez, prazos médios de recebimento e pagamento e tesouraria, de acordo com os dados e módulos disponíveis no TOConline.
Mais importante do que apresentar o número é explicar o que esse número significa.
Se o prazo médio de recebimento aumenta, por exemplo, o empresário não fica apenas com a informação de que “o prazo aumentou”. A ferramenta pode explicar o significado da alteração e apresentar uma sugestão de ação.
É esta passagem de informação para decisão que pretende tornar a ferramenta particularmente útil.
Chat, alertas e previsões
O Assistente inclui também funcionalidades de interação através de Chat, permitindo ao contabilista colocar questões sobre os indicadores da empresa e aprofundar determinadas áreas da análise.
Existem ainda Alertas Inteligentes, que procuram identificar desvios ou riscos antes de estes se transformarem em problemas maiores.
Outra componente é o Motor de Previsão, que utiliza o histórico disponível para projetar a evolução de determinados indicadores.
O objetivo não é prever o futuro com certeza — nenhuma ferramenta consegue fazê-lo — mas dar à empresa uma indicação antecipada sobre tendências que merecem atenção.
O contabilista continua no centro da análise
Por defeito, o empresário não tem acesso direto ao Assistente.
O contabilista pode utilizar a ferramenta para preparar uma análise financeira e, através da funcionalidade de partilha, gerar um relatório personalizado para o empresário.
Também pode dar acesso ao empresário ao Assistente de Gestão para consulta dos indicadores disponíveis, embora o acesso do empresário tenha limitações, nomeadamente relativamente à funcionalidade de Chat.
Isto reforça uma ideia importante: a Inteligência Artificial não substitui a interpretação profissional.
Um indicador pode mostrar que a margem caiu. Mas compreender porquê, perceber se a alteração é temporária ou estrutural e decidir o que fazer continua a exigir conhecimento do negócio e acompanhamento contabilístico.
E os dados da empresa?
Esta é uma das questões inevitáveis quando falamos de Inteligência Artificial.
Segundo a documentação oficial do TOConline, o Assistente funciona em infraestrutura própria do TOConline e os dados financeiros das empresas não são enviados para serviços externos. A análise é realizada dentro da própria plataforma.
Para uma empresa que trabalha diariamente com informação financeira, salários, faturação e outros dados sensíveis, esta é uma característica relevante.
Está incluído no TOConline?
Sim.
O Assistente de Gestão está integrado na plataforma e não exige uma aplicação ou login separado. Segundo o TOConline, também não exige qualquer configuração inicial adicional e não tem custo adicional, estando incluído na licença.
A profundidade da análise depende, contudo, dos dados e módulos ativos na empresa. Uma empresa com Gestão Administrativa terá acesso a determinados indicadores, enquanto a Gestão Comercial acrescenta informação relacionada com liquidez, prazos médios e previsão de tesouraria. Com os módulos necessários ativos, a análise é mais completa.
O que isto muda na relação com o contabilista?
Pode mudar bastante.
Uma reunião com o contabilista deixa de ter de começar e terminar com perguntas como:
“Quanto tenho de pagar de impostos?”
“Quanto tenho na conta?”
“Quanto faturei?”
A análise pode passar a incluir perguntas mais estratégicas:
“Porque é que a minha margem caiu?”
“Estou a demorar demasiado tempo a receber?”
“Tenho capacidade financeira para fazer aquele investimento?”
“O que está a provocar a deterioração da minha tesouraria?”
É precisamente nesta transformação que o papel do contabilista ganha importância: os dados são automatizados, mas a decisão continua a ser humana.
Como a HBA pode ajudar
A HBA utiliza a informação contabilística não apenas para cumprir obrigações, mas para ajudar os empresários a tomar decisões melhores.
Com o Assistente de Gestão do TOConline, conseguimos complementar o acompanhamento contabilístico com indicadores financeiros e operacionais que ajudam a identificar tendências, explicar desvios e antecipar problemas.
O objetivo é simples: menos contabilidade apenas para cumprir e mais contabilidade para decidir.