A sua empresa está preparada para comunicar à Segurança Social de forma diferente a partir de 1 de janeiro de 2027? Este ano tem sido de transição, com o novo modelo a funcionar de forma voluntária. Para as entidades empregadoras, o tempo de experimentar está a acabar, e novembro é um bom momento para pôr os dados em ordem.
O que muda no modelo
O novo ciclo contributivo, criado pelo Decreto-Lei n.º 127/2025, inverte a lógica a que as empresas estavam habituadas. Antes, cada entidade declarava todos os meses as remunerações dos trabalhadores. Agora, a Segurança Social parte da informação que já tem, apura as contribuições e a empresa confirma ou corrige. Em regra, só tem de comunicar o que muda.
O fluxo é simples de descrever: a informação existente na Segurança Social serve de base ao apuramento da obrigação, a empresa verifica o resultado, corrige ou substitui o que estiver errado e, por fim, paga.
Durante 2026 o modelo é voluntário. A partir de 1 de janeiro de 2027 torna-se obrigatório para todas as entidades empregadoras.
Prazos de pagamento e de confirmação
A janela de pagamento das contribuições passa a decorrer entre o dia 1 e o dia 25 do mês seguinte, em vez de entre o dia 10 e o dia 20. Para a gestão de tesouraria, são cinco dias a mais. No novo modelo, a confirmação dos valores deve ser feita até ao dia 20 e o pagamento mantém-se até ao dia 25. Em novembro, o dia 25 é a data limite para pagar as contribuições relativas a outubro.
É um pormenor que pode passar despercebido: ter mais tempo para pagar não quer dizer ter mais tempo para confirmar. Quem deixar a confirmação para o último dia pode ver-se a corrigir valores já no limite do prazo de pagamento.
As comunicações que também mudam
O novo regime altera ainda o momento e a forma de várias comunicações. As admissões passam a ter de ser comunicadas até ao início da execução do contrato de trabalho, quando antes o prazo era de 15 dias antes do início dos efeitos do contrato. A remuneração permanente passa a ser declarada logo na primeira comunicação de admissão.
As alterações que afetam o valor das contribuições, como faltas, baixas ou subsídios que não são pagos regularmente, têm de ser comunicadas para que o apuramento reflita a realidade. Para trabalhadores a tempo parcial e contratos de curta duração, cada 5 horas de trabalho passam a contar como um dia, em vez de 6, com o limite de 30 dias por mês. No serviço doméstico, a admissão só pode ser feita na Segurança Social Direta, e o formulário em papel foi revogado.
O que convém rever antes de janeiro
A qualidade do apuramento depende da qualidade dos dados que a Segurança Social já tem. Se a informação estiver desatualizada, o valor calculado automaticamente será errado, e a empresa terá de o corrigir depois.
Há uma lista de verificação simples. Confirmar que todos os trabalhadores estão corretamente registados. Validar as datas de início dos vínculos. Confirmar as remunerações permanentes. Verificar as taxas contributivas aplicadas e analisar reduções, isenções e incentivos à contratação. Rever admissões, cessações, alterações contratuais, horários, regimes de trabalho e situações de doença ou parentalidade. E, se houver divergências, corrigi-las antes de o modelo se tornar obrigatório, e não depois.
Também convém falar com o fornecedor do software de processamento salarial. As atualizações que adaptam o programa ao novo modelo podem ser determinantes para que o processo corra sem sobressaltos.
Porque é que vale a pena antecipar
Um modelo que deixa de exigir a declaração mensal de remunerações parece, à partida, uma simplificação. E é, para as empresas que têm os dados organizados. Para as outras, a simplificação pode transformar-se numa fonte de correções repetidas, porque o sistema apura valores com base em informação que não reflete a realidade.
A transição até ao final do ano permite testar o procedimento, perceber onde estão as divergências e corrigi-las sem a pressão de uma obrigação já em vigor. Quem usar este tempo chega a janeiro com o processo rodado.
Conclusão
A Segurança Social vai passar a apurar as contribuições a partir dos dados que tem, e a empresa passa a ser, sobretudo, a entidade que valida. Isso muda a natureza do trabalho: menos preenchimento, mais verificação. Para as PME, que muitas vezes não têm um departamento dedicado, o ponto de partida é saber que informação está registada e se está certa.
Como a HBA pode ajudar
Chegar a janeiro com os dados da Segurança Social corretos evita correções e surpresas ao longo do ano. A HBA Consultores pode fazer, em conjunto com a sua empresa, uma revisão da informação contributiva dos trabalhadores, identificar divergências e acompanhar a transição para o novo modelo, em articulação com o software de processamento salarial. Se quiser saber como está a sua situação, entre em contacto com a nossa equipa.